Các thủ thuật dành cho Microsoft Office 2007

2
4908

II/- Thủ thuật với Microsoft Office Excel (Excel).

1.Thay đổi đường dẫn mặc định.

Với Excel bạn cũng thực hiện mở Excel Options tương tự với Word, nhưng ở đây không có nút Browse nên bạn tự nhập đường dẫn rồi bấm OK.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(4).png

2. Tìm dữ liệu trùng lặp trong bảng tính.

Khi làm việc với bảng tính quá nhiều dữ liệu bạn dễ bị nhầm lẫn gây trùng lặp dữ liệu. Trong Excel, bạn chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra và bấm vào thẻ Data. Sau đó bấm vào nút Advanced sẽ có cửa sổ Advanced Fitter. Ở đây bạn đánh dấu chọn vào Unique Records Only là được, nhưng để theo dõi dữ liệu nào trùng lặp bạn hãy chọn Copy To Another Location rồi chọn nơi để đặt vùng dữ liệu mới tại Copy to rồi bấm OK.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(5).png

Sau đó Excel sẽ lọc và cho ra kết quả đã loại bỏ những phần trùng lặp.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(6).png

3. Ngăn ngừa nhập nhầm ngày tháng.

Chức năng lưu và gợi nhớ từ trong Excel giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, nhưng đôi lúc điều này cộng với sự “nhập tâm” về thời gian có thể làm bạn sai lầm. Dù trong đầu đang nghĩ đến 8/3/2009 nhưng khi nhập lại là 8/3/2008 hoặc phải tránh nằm trong khoảng thời gian nào đó. Những lỗi tưởng như đơn giản này có thể gây cho bạn rắc rối lớn khi dữ liệu có yêu cầu đặc biệt cao về thời gian. Để ngăn chặn điều này, trong Excel bạn chọn vùng dữ liệu cần thiết lập thời gian rồi bấm chọn thẻ Data, tại nhóm Data Tools hãy chọn Data Validation. Ở thẻ Settings bạn chọn Date trong phần Allow, lấy điều kiện theo là sớm nhất, muộn nhất, ngoại trừ khoảng, ngày nào đó… theo danh sách ở Data và thiết lập thời gian theo điều kiện đã chọn ở Date (hay Start day, End day tùy lựa chọn của bạn). Kiểu ngày tháng tùy vào thiết lập là dd/mm/yyyy hay mm/dd/yyyy.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(7).png

Ở thẻ Input Message bạn nhập vào nội dung hướng dẫn rồi chuyển qua thẻ Error Alert.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(8).png

Tại thẻ Error Alert bạn chọn kiểu, nội dung thông báo khi dữ liệu nhập không đúng với yêu cầu.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/o2k7tips%20(9).png

Ngoài ra ở phần Data bạn cũng có thể chọn các điều kiện khác nếu phù hợp với nhu cầu.

(Xem tiếp)

Quảng cáo