V. Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu
1. Sao lưu cơ sở dữ liệu
Với tài khoản chứa cả nghìn thư thì mỗi lúc cài đặt lại Windows, khôi phục lại hệ thống Outlook phải mất thời gian lâu để tải thư về. Để sao lưu cơ sở dữ liệu bạn vào File > Import and Export, ở phần chọn thành phần xuất, bạn chọn Export to a file rồi bấm Next. Sau đó bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.
Tiếp đó bạn chọn thư mục cần sao lưu và đánh dấu vào Include subfolders để tránh bỏ sót thư. rồi bấm Next.
Bước tiếp theo bạn bấm Browse để chọn nơi lưu tập tin .pst và bấm Finish để Outlook thực hiện.
2. Thực hiện phục hồi
Việc thực hiện phục hồi cơ sở dữ liệu cũng khá dễ, bạn vào File > Import and Export rồi chọn Import from another program or file và bấm Next.
Tiếp đó, bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.
Ở phần chọn tập tin chứa cơ sở dữ liệu bạn bấm Browse để chọn, bấm Next > Finish.
VI. Khai thác các tính năng khác của Outlook
1. Duyệt tin tức từ RSS
Không chỉ dùng để gửi thư, từ phiên bản 2007 người dùng còn có thể sử dụng để nhận tin tức qua RSS. Muốn lấy đường dẫn RSS của một trang web, bạn có hai cách như sau:
– Ở chuyên mục bất kỳ, khi thấy biểu tượng thì bạn bấm vào đó.
Lúc này trang xem trước nội dung sẽ mở ra, bạn chỉ cần copy đường dẫn trên thanh địa chỉ là xong.
– Quan sát trang bạn đang xem có biểu tượng trên thanh địa chỉ, bạn bấm vào đó, chọn Subscribe to ‘RSS 2.0’.
Trên thanh địa chỉ của trình duyệt sẽ mở ra đường dẫn RSS cho trang, bạn copy vào bộ nhớ rồi thực hiện bước tiếp.
Trong Outlook bạn tìm đến thư mục Personal Folder rồi bấm chuột phải vào RSS Feeds, chọn Add a New RSS Feed.
Ở hộp New RSS Feed bạn dán nội dung đã copy vào rồi bấm Add, cứ thế bạn thực hiện cho nhiều nội dung RSS khác nhau.
Tên feed lấy theo mặc định có thể không như ý bạn, vì vậy bạn bấm Advanced rồi tại Feed Name bạn đổi tên của nguồn tin cho phù hợp và bấm OK.
Cuối cùng, bạn bấm Yes để kết thúc.
Sau đó Outlook sẽ thực hiện tải tiêu đề và một phần trích yếu nội dung tin, để xem nội dung gốc của tin này bằng trình duyệt bạn bấm vào View article.
Với cách làm này bạn vừa soạn thảo thư vừa có thể tranh thủ xem tin tức mới.
↑ Lên đầu trang ↑
2. Ghi chú trong Outlook
Khi dùng Windows 7 bạn có thể thấy tiện ích Sticky Notes được tích hợp sẵn rất tiện lợi. Tuy nhiên, với Windows XP bạn phải cài đặt phần mềm riêng và một yếu tố bất lợi nữa là Sticky Notes sẽ che mất màn hình desktop. Xin “mách” bạn một mẹo nhỏ là hãy dùng công cụ ghi chú của Outlook. Ưu điểm chính là màn hình desktop không bị che và bạn quản lý được cả thời gian tạo ghi chú. Để sử dụng bạn vào Go > Notes (hoặc Ctrl + 5), sau đó bạn bấm chuột phải vào vùng trống, chọn New Note rồi nhập nội dung ghi chú vào.
Muốn gắn màu sắc cho ghi chú, bạn bấm chuột vào góc trên bên trái của ghi chú đó, tại danh sách bên dưới bạn chọn màu sắc bên trong phần Categorize.
3. Tạo lịch làm việc với Outlook
Để sử dụng tính năng lịch trong Outlook, bạn bấm vào Calendar ở panel bên phải hoặc vào trình đơn Go > Calendar. Sau đó, bạn chọn kiểu hiển thị là Day, Week hay Month tùy ý rồi bấm chuột phải vào ô chứa ngày cần lên lịch, chọn New Appointment.
Ở Subject bạn đặt tiêu đề cho công việc, Location là nơi để địa điểm, tiếp đó bạn đặt thời gian bắt đầu tại Start time, chọn thời điểm kết thúc ở End time rồi gõ nội dung công việc vào. Xong, bạn bấm Save & Close để lưu lại. Để dễ phân biệt, bạn có thể gán màu theo nhóm công việc bằng cách bấm vào Catogorize ở thanh công cụ và chọn màu.
Outlook sẽ thực hiện nhắc nhở thường xuyên cho bạn.
Bạn bấm Dismiss để tắt hẳn hoặc chọn chọn Snooze để tắt đi, ngoài ra bạn có thể chọn thời gian nhắc nhở cho lần kế bên ở mũi tên cạnh nút Snooze.
(Tiếp theo và hết)
ABCMáytính