IV/- Thủ thuật với Microsoft Office Outlook (Outlook).
1. Đưa email vào lịch làm việc.
Khi làm việc đến vấn để “thụ lý” email, cách tốt nhất để đảm bảo tiến độ làm việc là đưa email vào lịch làm việc. Qua đó bạn dễ dàng theo dõi cũng như có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Nếu đang dùng Microsoft Outlook 2007 bạn có thể áp dụng một mẹo nhỏ để đưa email vào lịch làm việc như sau.
Bạn bấm chọn Inbox để Outlook hiện danh sách thư đến, muốn đưa thư nào vào danh sách làm việc ở Task, bạn kéo tiêu đề thư và thả vào nút Task.
Ngay lập tức cửa sổ soạn thảo hoạt động hiện ra, bạn chọn thời gian để thực hiện ở Start date và Due date. Trong nội dung công việc bạn có thể thêm hay xóa đi phần mà bạn thấy không cần thiết trong email rồi bấm Save& Close.
Bây giờ bạn vào nút Task sẽ thấy email đã được đưa vào lịch làm việc. Bạn tiến hành tương tự với các thư khác sẽ có được lịch giải quyết email.
2. Hiển thị nhiều tháng trong To-Do Bar.
Theo mặc định Outlook chỉ hiển thị tháng hiện hành ở To-Do Bar. Để tiện theo dõi lịch làm việc bạn có thể cho hiển thị nhiều tháng bằng cách vào View > To-Do Bar > Options, đánh số tháng muốn hiện vào Number of month rows rồi bấm OK.
Bạn trở ra Outlook và mở To-Do Bar ra sẽ thấy số tháng đã thay đổi.
3. Bảo vệ dữ liệu riêng tư.
Để tránh người khác truy cập vào dữ liệu của bạn trong Outlook, bạn có thể vào menu File > Data File Management để mở hộp thoại Account Settings.
Tại đây bạn chọn tài khoản cần bảo vệ (nếu dùng nhiều tài khoản) rồi bấm Settings sẽ có hôp thoại Personal Settings, bạn bấm vào Change Password. Tiếp theo bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào New password và Verify password rồi bấm OK và thoát ra.
Mỗi khi mở Outlook sẽ có yêu cầu nhập mật khẩu bảo vệ vào mới truy cập vào tài khoản của bạn được.
Nguyễn Văn Mẫn – Báo Thủ thuật máy tính
