Những thủ thuật lý thú cho công việc văn phòng và soạn thảo văn bản (Phần 1)

I. CÁC THỦ THUẬT HAY CHO  MICROSOFT WORD

Ở đây, chúng tôi thực hiện trên Microsoft Office 2010, nếu dùng Microsoft Office 2007 hay cũ hơn thì sẽ có một chút sai khác, bạn hãy dùng các lựa chọn tương đương để làm.

Đây là điều tối cần thiết, để bạn tiết kiệm được thời gian mỗi khi tạo một văn bản mới cũng như để cho văn bản có hình thức phù hợp. Đầu tiên, bạn vào thẻ File > Options để mở Word Options lên.

 1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Bạn chọn Advanced rồi tại phần Display bạn bấm vào mũi tên ở Show measurements in units of bạn chọn Centimeters hay Milimeters tùy vào thói quen, trong ví dụ này sẽ chọn Milimeters.   

Tiếp theo, bạn vào Save rồi tại Default file location bạn bấm Browse để chọn thư mục bạn thường xuyên làm việc nhất. Để tránh các sự cố đáng tiếc thì thư mục này không nên đặt ở ổ đĩa cài đặt Windows (thông thường là ổ C:\). Save files in this format là nơi bạn có thể thay đổi định dạng mặc định Word 97-2003 Document (*.doc) để lưu tập tin thay cho .docx. Tuy nhiên, chỉ khi thường xuyên đọc tập tin trên các máy tính không cài đặt Microsoft Office 2007/2010 thì bạn mới đổi vì ở định dạng này một số tính năng sẽ bị vô hiệu hóa. 

Một điểm hay gặp khi soạn thảo văn bản là các “lăn quăn” chạy dưới chân chữ, mặc dù khi in văn bản thì các đường này không có nhưng thật sự làm bạn cảm thấy khá khó chịu vì nhìn văn bản rối hơn. Đây chính là tính năng cảnh báo đối với từ ngữ sai chính tả, tuy nhiên hiện Microsoft Office vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt; bạn có thể vô hiệu hóa bằng cách vào Proofing rồi tại phần When correting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn ở Check spelling as you type, Mark grammar errors as you type Check grammar with spelling. Xong, bạn bấm OK để lưu lại tất cả các lựa chọn đã thực hiện từ đầu. 

 Trở ra, bạn vào thẻ Page Layout và bấm   ở nhóm Page Setup.

Tại thẻ Margins bạn đặt các canh lề trong phần Margin, thông thường bạn có thể thiết lập ở Top (lề trên), Bottom (lề dưới) khoảng 20-25 mm, Left (lề trái) từ  30-35 mm và Right (lề phải) từ 15-20 mm. Khi có quy định đặc biệt hay tùy vào bố trí trang mà bạn thay đổi cho phù hợp. Để đặt canh lề mặc định, bạn bấm Set As Default.

Bạn chọn Yes trong thông báo của Microsoft Word rồi bấm OK để hoàn tất việc canh lề mặc định cho trang.

Bước cuối cùng là bạn chọn font chữ mặc định bằng cách vào thẻ Home rồi tại nhóm Font bạn bấm . Để thao tác nhanh hơn, bạn nên ghi nhớ tổ hợp phím tắt Ctrl + D.

Bạn vào thẻ Font rồi tại phần Font bạn chọn font chữ mặc định, chọn kiểu tại Font style và chọn cỡ chữ tại Size.

Để những lựa chọn trên là mặc định, bạn bấm Set As Default rồi đánh dấu vào All documents based on the Normal template và bấm OK hai lần để hoàn tất. 

↑ Lên đầu trang

2. CHÈN NHANH KÝ TỰ ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN

Việc chèn ký tự đặc biệt được thực hiện qua lựa chọn Insert của Microsoft Word, tuy nhiên với những ký tự toán học bạn có thể chèn nhanh hơn bằng cách sử dụng công cụ AutoCorrect. Để khai thác tính năng này, bạn vào Word Options rồi chọn Proofing và bấm AutoCorrect Options.

Tại thẻ Math AutoCorrect bạn đánh dấu vào Use Math AutoCorrect rules outside of math regions, và xem lại Replace text as you type cũng đã được chọn hay chưa. Khi nhập nội dung tương ứng ở cột Replace thì sẽ được thay thế bằng giá trị ở With, bạn cần phải ghi nhớ điều này. Nhìn chung, cách nhập liệu cũng khá đơn giản, ví dụ khi bạn gõ \alpha sẽ được thay thế bằng α, \beta sẽ thành β. 

 Muốn sửa dòng nào, bạn nhập lại nội dung cho dòng đó ở Replace và bấm Add.

Để thêm mới, bạn chèn ký tự đó vào văn bản và copy vào bộ nhớ clipboard rồi sau đó truy cập vào Math AutoCorrect. Lúc này, tại With đã có sẵn ký tự bạn vừa copy, nhập nội dung đại diện vào Replace rồi bấm Add để thêm.
↑ Lên đầu trang

ABCMáytính

(Còn nữa)