Thủ thuật Microsoft Office 2010 – Làm sao tránh mất dữ liệu?

Khi nâng cấp sản phẩm chủ lực Microsoft Office từ phiên bản 2007 lên 2010, hãng Microsoft đã thực hiện rất nhiều cải tiến về giao diện lẫn tính năng. Trong đó, vấn đề người dùng bị mất dữ liệu do việc chỉnh sửa nhiều lần nhưng sau khi sửa xong lại phát hiện ra đang làm sai và muốn quay về trạng thái trước khi sửa, hoặc trường hợp khác là đóng tập tin mà chưa kịp lưu lại rất được quan tâm. Trong khuôn khổ bài viết này, ABCMáytính sẽ hướng dẫn các bạn khắc phục các vấn đề trên.

1. Quay lại phiên làm việc cũ

Với các tập mà bạn đầu tư nhiều công sức vào thực hiện trong một thời gian dài thì đôi lúc gặp phải tình huống bạn đã thực hiện xong một nội dung nhưng sau đó lại chỉnh sửa theo một hướng khác. Và khi đó điều bạn rất mong muốn là làm sao để quay về lại phiên bản cũ của tập tin đang soạn thảo. Trong Microsoft Office 2010 điều này sẽ trở nên đơn giản nhờ tính năng quản lý phiên bản của tập tin. Để thực hiện, bạn vào File > Info và quan sát tại phần Versions sẽ thấy danh sách các phiên làm việc đã được tự động lưu lại, bạn có thể bấm chuột vào từng thời điểm để xem.

Bạn bấm Compare để so sánh nội dung và muốn phục hồi lại phần nội dung đó, bạn bấm Restore rồi bấm OK khi gặp thông báo xác nhận.

 

2. Khôi phục nội dung tập tin do tắt nhưng chưa lưu

Ở các phiên bản cũ khi đang soạn thảo, nếu máy tính bị tắt đột ngột hoặc ứng dụng bị lỗi và tắt thì ở lần kế tiếp khi bạn chạy Microsoft Office lên sẽ có thông báo về việc nội dung của tập tin đã được tự động lưu lại. Tuy nhiên tính năng này vẫn còn khá đơn giản, nếu lần đó bạn không chọn lưu thì thông báo đó sẽ không xuất hiện thêm lần nữa. Ở Microsoft Office 2010, bạn có thể khôi phục bất cứ lúc nào bằng cách vào File > Info như ở trên và cũng tại phần Versions bạn bấm Manager Versions > Recover Unsaved Documents.

 Bạn sẽ được đưa đến thư mục chứa các tập tin tạm (C:\Users\Tên người dùng\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles). Bạn chọn tập tin để xem và bấm Save As để lưu lại.

Bài viết được minh họa trên Microsoft Word 2010, với Microsoft Excel 2010 hay Microsoft PowerPoint 2010 sẽ có khác biệt đôi chút nhưng việc thực hiện hoàn toàn như nhau.

ABCMáytính