Hôm nay sẽ không viết về thủ thuật hay phần mềm nữa mà là chia sẻ vài mẹo nhỏ trong việc soạn và gửi e-mail để hạn chế tối đa các sai sót thường gặp phải cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng.
1. Đừng bỏ quên tiêu đề
Tiêu đề thư giống như lời chào mở màn, giúp người xem biết được phần nào nội dung trước khi họ mở thư ra nên các bạn đừng nên bỏ qua bước này. Hãy viết e-mail có tiêu đề và sẽ tốt hơn nếu tiêu đề phản ảnh nội dung bên trong.
2. Đính kèm tập tin trước hoặc trong khi soạn thư
Không ít lần bạn gửi thư đi rồi phát hiện đã quên file đính kèm hoặc tranh thủ gửi thư mà phải chờ upload file đính kèm có dung lượng lớn đến “nóng mặt”. Vấn đề này sẽ được khắc phục nếu như khi vừa bắt đầu viết thư, bạn chọn file đính kèm ngay sau khi viết tiêu đề. Vừa đảm bảo không bị quên và thay vì chờ upload khi file hơi lớn, thời gian đó bạn tập trung cho việc viết thư.
3. Nhập địa chỉ thư cuối cùng
E-mail đã gửi đi là không thể rút lại được, ở đây cũng nói thêm một số hướng dẫn lấy lại thư đã rút bằng Microsoft Outlook là không chính xác vì nó hạn chế cho trường hợp đặc biệt mà thôi. Việc gửi nhầm e-mail là chuyện không hiếm nhưng một số trường hợp sẽ gây ảnh hưởng rất xấu đến công việc và các mối quan hệ của bạn. Vì vậy, sau khi đã hoàn tất việc bạn mới nhập địa chỉ của người nhận vào, ngoài tránh sự cố như ở trên thì nếu trong lúc thao tác, bạn bấm nhầm nút gửi thư vẫn sẽ không đi.
4. Nên tạo chữ ký khi viết thư
Chữ ký sẽ chứa thông tin liên hệ của bạn nên hãy bỏ ra một vài phút thao tác để đưa các thông tin cơ bản của bạn vào chữ ký như tên, địa chỉ, nơi làm việc, số điện thoại, e-mail,…Nếu đang dùng Gmail, bạn có thể tham khảo cách tạo chữ ký tại đây, hoặc cách tạo chữ ký trong Microsoft Outlook 2007 (với Outlook 2010 cũng tương tự).
5. Nên có sổ địa chỉ
Sổ địa chỉ với thông tin về tên, số điện thoại, nơi làm việc,…của bạn bè, đối tác chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi trong các e-mail có liên lạc với bạn có một “rừng” địa chỉ có chứa một phần từ khóa giống nhau, người quen dùng e-mail không trùng tên,…và cả khi bị mất điện thoại, hư sim bạn cũng còn số để mà liên lạc.
Trên đây mẹo nhỏ mà ABCMáytính muốn chia sẻ với các bạn, chào thân ái và hy vọng sẽ sớm gặp lại.
ABCMáytính
