Thư điện tử (e-mail) đã ngày càng chiếm vai trò quan trọng trong đời sống, công việc, học tập, giao lưu… và dần trở thành một thành phần không thể thiếu của một bộ phận lớn người dùng Internet hiện nay. Theo một số dự báo, trong tương lai khi số lượng người trao đổi thông tin qua e-mail càng tăng thì thư giấy sẽ dần bị khai tử.
Có thể bạn đã dùng e-mail lâu nhưng chỉ quen với việc dùng trên trình duyệt. Để nâng cao hiệu quả công việc, bạn hãy thử khai thác công cụ quản lý e-mail chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay là Microsoft Office Outlook. Công cụ này được tích hợp sẵn trong bộ phần mềm Microsoft Office mà hầu như máy tính cá nhân nào cũng được cài đặt nhưng lâu nay bạn chưa quan tâm đến. ABCMáytính xin đăng tải lại nội dung mà ABCMáytính đã trình bày trong Tạp chí cẩm nang máy tính (do Mediazone phát hành) về thủ thuật sử dụng Microsoft Office Outlook 2007 (Outlook) với những thủ thuật đơn giản, hiệu quả, làm tiền đề cho bạn làm quen và khám phá những điều lý thú về phần mềm này.
I. Thiết lập ban đầu cho Outlook
Để thiết lập việc truy cập và quản lý tài khoản e-mail từ Outlook, bạn vào Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook 2007 để mở Outlook. Tại hộp thoại Outlook 2007 Startup bạn bấm Next, ở Choose E-mail Service bạn chọn Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP rồi bấm Next.
Tại Auto Account Setup bạn đánh dấu vào Manually configure server settings or additional server types > Next.
Ở Choose E-mail Service bạn chọn Internet E-mail > Next.
Đến đây bạn chính thức bước vào phần khai báo thông tin đăng nhập, bạn khai báo các thông tin chi tiết như sau:
– Your Name: Tên của bạn, sẽ được hiển thị khi bạn gửi thư đến cho người khác.
– E-mail Address: Địa chỉ e-mail của bạn.
– Account Type: bạn chọn IMAP hoặc POP3, trong 3 dịch vụ thư điện tử miễn phí hiện nay thì Gmail có hỗ trợ cả IMAP lẫn POP3 còn Yahoo! Mail và Hotmail chỉ hỗ trợ POP3. Riêng Yahoo! Mail thì bạn phải đăng ký tài khoản bằng Yahoo!Việt Nam với phần mở rộng @yahoo.com.vn, @ymail.com hay @rocketmail.com thì mới có POP3. Để biết thêm về IMAP và POP3 bạn hãy xem tại http://tinyurl.com/ybszt2z. Mặc định Yahoo!Mail, Hotmail đã bật sẵn giao thức POP3, riêng Gmail thì các tài khoản mới tạo sau này mới bật sẵn IMAP. còn với tài khoản có trước đây vài năm thì bạn cần kiểm tra xem giao thức IMAP trong tài khoản Gmail của bạn đã được bật lên chưa. Bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình rồi chọn Cài đặt (Settings) > Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP), ở phần Truy cập qua IMAP (IMAP Access) bạn kiểm tra nếu Bật IMAP (Enable IMAP) chưa được chọn thì bạn bấm vào đó rồi chọn Lưu Thay đổi (Save Changes) (các từ trong ngoặc áp dụng cho giao diện tiếng Anh).
– Incoming mail server: Với Gmail, ở giao thức IMAP bạn điền vào imap.gmail.com, nếu là Yahoo! Mail bạn nhập pop.mail.yahoo.com.vn và nhập pop3.live.com cho Hotmail.
– Outgoing mail server (SMTP): Bạn điền vào smtp.gmail.com cho Gmail, smtp.mail.yahoo.com.vn cho Yahoo! Mail và smtp.live.com cho Hotmail.
– User Name: Bạn nhập tên tài khoản Gmail vào, nếu e-mail của bạn có phần mở rộng là @ymail.com, @rocketmail.com và @live.com bạn phải nhập địa chỉ e-mail vào.
– Password: Mật khẩu đăng nhập.
Bạn phải chắc chắn ô Require logon using Secure Password Authentication (SPA) không được chọn.
Sau đó bạn bấm vào More Settings rồi tại thẻ Outgoing Server bạn đánh dấu vào My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Qua thẻ Advanced bạn tiếp tục làm như sau:
– Nếu là tài khoản Gmail, ở Incoming server (IMAP) bạn chọn Use the following type of encrypted connection là SSL, lúc này giá trị tại Incoming server sẽ tự động thay đổi thành 993, tương tự tại Outgoing server bạn chọn TLS và gán giá trị là 587 hoặc 465 rồi bấm OK.
– Trường hợp bạn dùng Hotmail (Windows Live Mail) thì vẫn thực hiện như trên nhưng đặt giá trị ở Incoming server là 995 và ở Outgoing server là 25 hoặc 587.
– Riêng với Yahoo! Mail ở Outgoing server bạn chọn SSL và đặt giá trị là 465.
Trở ra hộp thiết lập, bạn bấm Test Account Settings để kiểm tra xem bạn đã khai báo đúng hết hay chưa?
Nếu kết quả tốt, bạn đóng hộp trạng thái lại rồi bấm Next > Finish là xong. Trường hợp có báo lỗi, bạn bấm chọn thẻ Errors để xem nội dung lỗi rồi thực hiện sửa lỗi, nếu không hiểu nội dung lỗi, bạn kiểm tra lại từng bước đã làm.
Khi hoàn tất việc khai báo Oulook sẽ thực hiện tải thư về, phần Mail Folder sẽ xuất hiện thư mục chứa thư của bạn với đầy đủ các thư mục đã tạo ở hòm thư của mình ở cột bên trái. Các thư đến sẽ nằm trong thư mục Inbox.
Muốn quản lý cùng lúc nhiều tài khoản, bạn vào trình đơn Tools > Account Settings để mở hộp thiết lập ra.
Tiếp đó, bạn bấm New và thực hiện khai báo tuần tự như ở trên.
Khai báo xong, bạn phải làm thêm thao tác chọn tài khoản mặc định để gửi thư, trong hộp Account Settings bạn chọn tài khoản rồi bấm Set as Default rồi đóng lại.
ABCMáytính
