Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

V. Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu

1. Sao lưu cơ sở dữ liệu

Với tài khoản chứa cả nghìn thư thì mỗi lúc cài đặt lại Windows, khôi phục lại hệ thống Outlook phải mất thời gian lâu để tải thư về. Để sao lưu cơ sở dữ liệu bạn vào File > Import and Export, ở phần chọn thành phần xuất, bạn chọn Export to a file rồi bấm Next. Sau đó bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Tiếp đó bạn chọn thư mục cần sao lưu và đánh dấu vào Include subfolders để tránh bỏ sót thư. rồi bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Bước tiếp theo bạn bấm Browse để chọn nơi lưu tập tin .pst và bấm Finish để Outlook thực hiện. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

↑ Lên đầu trang

2. Thực hiện phục hồi

Việc thực hiện phục hồi cơ sở dữ liệu cũng khá dễ, bạn vào File > Import and Export rồi chọn Import from another program or file và bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Tiếp đó, bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Ở phần chọn tập tin chứa cơ sở dữ liệu bạn bấm Browse để chọn, bấm Next > Finish.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

↑ Lên đầu trang

VI. Khai thác các tính năng khác của Outlook

1. Duyệt tin tức từ RSS

Không chỉ dùng để gửi thư, từ phiên bản 2007 người dùng còn có thể sử dụng để nhận tin tức qua RSS. Muốn lấy đường dẫn RSS của một trang web, bạn có hai cách như sau:

– Ở chuyên mục bất kỳ, khi thấy biểu tượng RSS thì bạn bấm vào đó.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Lúc này trang xem trước nội dung sẽ mở ra, bạn chỉ cần copy đường dẫn trên thanh địa chỉ là xong.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

– Quan sát trang bạn đang xem có biểu tượng RSS trên thanh địa chỉ, bạn bấm vào đó, chọn Subscribe to ‘RSS 2.0’.

 Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Trên thanh địa chỉ của trình duyệt sẽ mở ra đường dẫn RSS cho trang, bạn copy vào bộ nhớ rồi thực hiện bước tiếp.

Trong Outlook bạn tìm đến thư mục Personal Folder rồi bấm chuột phải vào RSS Feeds, chọn Add a New RSS Feed. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Ở hộp New RSS Feed bạn dán nội dung đã copy vào rồi bấm Add, cứ thế bạn thực hiện cho nhiều nội dung RSS khác nhau.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Tên feed lấy theo mặc định có thể không như ý bạn, vì vậy bạn bấm Advanced rồi tại Feed Name bạn đổi tên của nguồn tin cho phù hợp và bấm OK.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Cuối cùng, bạn bấm Yes để kết thúc.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Sau đó Outlook sẽ thực hiện tải tiêu đề và một phần trích yếu nội dung tin, để xem nội dung gốc của tin này bằng trình duyệt bạn bấm vào View article. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Với cách làm này bạn vừa soạn thảo thư vừa có thể tranh thủ xem tin tức mới.
↑ Lên đầu trang

2. Ghi chú trong Outlook

Khi dùng Windows 7 bạn có thể thấy tiện ích Sticky Notes được tích hợp sẵn rất tiện lợi. Tuy nhiên, với Windows XP bạn phải cài đặt phần mềm riêng và một yếu tố bất lợi nữa là Sticky Notes sẽ che mất màn hình desktop. Xin “mách” bạn một mẹo nhỏ là hãy dùng công cụ ghi chú của Outlook. Ưu điểm chính là màn hình desktop không bị che và bạn quản lý được cả thời gian tạo ghi chú. Để sử dụng bạn vào Go > Notes (hoặc Ctrl + 5), sau đó bạn bấm chuột phải vào vùng trống, chọn New Note rồi nhập nội dung ghi chú vào. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Muốn gắn màu sắc cho ghi chú, bạn bấm chuột vào góc trên bên trái của ghi chú đó, tại danh sách bên dưới bạn chọn màu sắc bên trong phần Categorize.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

↑ Lên đầu trang

3. Tạo lịch làm việc với Outlook

Để sử dụng tính năng lịch trong Outlook, bạn bấm vào Calendar ở panel bên phải hoặc vào trình đơn Go > Calendar. Sau đó, bạn chọn kiểu hiển thị là Day, Week hay Month tùy ý rồi bấm chuột phải vào ô chứa ngày cần lên lịch, chọn New Appointment.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Ở Subject bạn đặt tiêu đề cho công việc, Location là nơi để địa điểm, tiếp đó bạn đặt thời gian bắt đầu tại Start time, chọn thời điểm kết thúc ở End time rồi gõ nội dung công việc vào. Xong, bạn bấm Save & Close để lưu lại. Để dễ phân biệt, bạn có thể gán màu theo nhóm công việc bằng cách bấm vào Catogorize ở thanh công cụ và chọn màu.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Outlook sẽ thực hiện nhắc nhở thường xuyên cho bạn.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần cuối)

Bạn bấm Dismiss để tắt hẳn hoặc chọn chọn Snooze để tắt đi, ngoài ra bạn có thể chọn thời gian nhắc nhở cho lần kế bên ở mũi tên cạnh nút Snooze.

(Tiếp theo và hết)

ABCMáytính

↑ Lên đầu trang