Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

III. Nhận thư và trả lời thư từ Microsoft Outlook

1. Nhận thư

Khi cần nhận, gửi thư bạn chỉ cần khởi động Outlook lên, Outlook sẽ thực hiện truy vấn và báo số lượng thư chưa đọc ở Inbox. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản thì tại Personal Folder cũng có thư mục Inbox chứa tất cả thư chưa đọc của các tài khoản này. Để đọc thư nào, bạn bấm chuột vào thư đó và theo dõi nội dung ở khung xem trước. Muốn xem ở cửa sổ mới thì bấm đúp chuột vào thư đó.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Một lưu ý quan trọng là bạn phải chờ Oulook tải xong thì mới mở thư, trong lúc đang tải nếu bạn bấm đôi chuột vào đó, thư sẽ bị đánh dấu là thư rác và đưa vào thư mục Junk E-mail.

Với thư có chứa các tập tin đính kèm định dạng của Microsoft Office, Outlook cho phép bạn xem nội dung mà không cần tải về. Khi mở thư bạn có thể thấy Outlook chia thành 2 phần là Message và phần chứa tập tin đính kèm. Bạn bấm vào tập tin đính kém và chọn Preview file để xem. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

↑ Lên đầu trang

2. Trả lời thư

Để trả lời thư, bạn bấm Reply trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + R rồi thực hiện soạn thảo thư. Trường hợp thư được gửi đi cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể trả lời cho tất cả mọi người bằng cách bấm Reply to All hoặc Ctrl + Shift + R.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Tiêu đề sẽ được tự động thêm RE: trước tiêu đề cũ, bạn có thể thay đổi hoặc giữ lại.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

↑ Lên đầu trang

3. Chuyển tiếp thư

Khi cần chuyển tiếp nội dung thư cho một người nào đó, bạn mở thư ra rồi bấm Forward trên thanh công cụ (tổ hợp phím Ctrl + F), nếu trường hợp trả lời thư tiêu đề sẽ có thêm RE: thì khi chuyển tiếp sẽ là FW:.
↑ Lên đầu trang

4. Cho quét thư thủ công

Thông thường, khi có thư mới Outlook sẽ tự động nhận nhưng trong lúc làm việc, có thể xảy ra hiện tượng “ngủ quên”. Khi đối tác, khách hàng báo đã gửi nhưng bạn lại chưa nhận được, lúc này trên thanh công cụ, bạn bấm vào mũi tên cạnh chữ Send/Receive > “Tên tài khoản” Only > Inbox để cập nhật hộp thư đến.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Muốn cập nhật lại toàn bộ cơ sở dữ liệu, bạn bấm vào nút Send/Receive hoặc nhấn F9 và quan sát tiến trình chi tiết để biết.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

↑ Lên đầu trang

5. Hiện hình ảnh từ hộp thư đến

Không chỉ Gmail mà cả Yahoo!Mail và Hotmail đều hạn chế tối đa việc hiển thì hình ảnh chứa trong thư. Để Outlook tải hình ảnh về, bạn bấm vào dòng Click here to download pictures. To help protect your privacy, Outlook prevented automatic download of some pictures in this message, chọn Download Pictures.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Để Outlook tự động nhận tải hình từ tất cả các thư của một địa chỉ nào đó, bạn làm như trên và chọn Add Sender to Safe Sender List. Bạn cũng có thể chọn Add the Domain … to Safe Sender List để “mở cửa” cho toàn bộ thư được gửi từ domain đó.
↑ Lên đầu trang

6. Tìm kiếm trong Outlook

Để tìm kiếm nội dung thư, tại bảng Inbox bạn nhập từ khóa cần tìm vào rồi nhấn Enter, toàn bộ thư chứa từ khóa liên quan sẽ hiện ra ngay sau đó.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Muốn giới hạn phạm vi tìm kiếm, thay đổi kiểu hiển thị kết quả, bạn bấm chuột vào mũi tên ở ô tìm kiếm, chọn Search Options.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Khi muốn tìm thông tin về ai đó trong danh bạ, trên thanh công cụ bạn nhập tên vào ô tìm kiếm rồi nhấn Enter. Nếu tên trùng khớp với từ khóa thì Outlook sẽ mở tên người đó trong sổ địa chỉ ra, trường hợp có nhiều kết quả sẽ có danh sách hiện ra, bạn chọn rồi bấm OK.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

↑ Lên đầu trang

7. Đánh dấu và báo thư rác

Khi truy cập vào hòm thư bằng trình duyệt thì việc đánh dấu thư rác rất dễ dàng, nhưng trong Outlook bạn lại không thấy có lựa chọn báo spam nào. Để đánh dấu một thư là spam, bạn bấm chuột phải vào thư đó, chọn Junk E-mail > Add Sender to Blocked Senders List.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Muốn quản lý danh sách các địa chỉ bị khóa, bạn bấm chuột phải vào thư bất kỳ, chọn Junk E-mail > Junk E-mail Options. Tại thẻ Blocked Sender bạn bấm Add để thêm vào dưới dạng e-mail đầy đủ hoặc chỉ cần phần mở rộng. Muốn sao lưu danh sách này bạn bấm Export to File rồi đặt tên, chọn nơi lưu. Khi cần phục hồi bạn bấm Import from File và chọn tập tin đã lưu.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

↑ Lên đầu trang

8. Cách nhận biết khi thư được mở

Muốn biết thư bạn gửi đi đã thư đã được mở chưa là điều rất quan trọng. Khi soạn thảo, bạn qua thẻ Options và đánh dấu vào Request a Read Receipt trong phần Tracking.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Khi người nhận mở thư ra sẽ có yêu cầu xác nhận, người nhận chỉ cần bấm Yes là được.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Khi đó bạn sẽ nhận được thông báo về thư gửi đi đã được mở.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

Điều kiện để sử dụng tính năng này là người nhận cũng sử dụng Outlook hay chương trình quản lý thư khác như Outlook Express, Mozilla Thunderbird.

↑ Lên đầu trang

9. Tìm tất cả thư do một người gửi cho bạn

Để tập trung tất cả thư do một người gửi đến, bạn bấm chuột phải vào thư bất kỳ của người đó rồi chọn Find All > Messages from Sender. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3)

(Còn nữa)

ABCMáytính

↑ Lên đầu trang