III. Nhận thư và trả lời thư từ Microsoft Outlook
1. Nhận thư
Khi cần nhận, gửi thư bạn chỉ cần khởi động Outlook lên, Outlook sẽ thực hiện truy vấn và báo số lượng thư chưa đọc ở Inbox. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản thì tại Personal Folder cũng có thư mục Inbox chứa tất cả thư chưa đọc của các tài khoản này. Để đọc thư nào, bạn bấm chuột vào thư đó và theo dõi nội dung ở khung xem trước. Muốn xem ở cửa sổ mới thì bấm đúp chuột vào thư đó.
Một lưu ý quan trọng là bạn phải chờ Oulook tải xong thì mới mở thư, trong lúc đang tải nếu bạn bấm đôi chuột vào đó, thư sẽ bị đánh dấu là thư rác và đưa vào thư mục Junk E-mail.
Với thư có chứa các tập tin đính kèm định dạng của Microsoft Office, Outlook cho phép bạn xem nội dung mà không cần tải về. Khi mở thư bạn có thể thấy Outlook chia thành 2 phần là Message và phần chứa tập tin đính kèm. Bạn bấm vào tập tin đính kém và chọn Preview file để xem.
2. Trả lời thư
Để trả lời thư, bạn bấm Reply trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + R rồi thực hiện soạn thảo thư. Trường hợp thư được gửi đi cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể trả lời cho tất cả mọi người bằng cách bấm Reply to All hoặc Ctrl + Shift + R.
Tiêu đề sẽ được tự động thêm RE: trước tiêu đề cũ, bạn có thể thay đổi hoặc giữ lại.
3. Chuyển tiếp thư
Khi cần chuyển tiếp nội dung thư cho một người nào đó, bạn mở thư ra rồi bấm Forward trên thanh công cụ (tổ hợp phím Ctrl + F), nếu trường hợp trả lời thư tiêu đề sẽ có thêm RE: thì khi chuyển tiếp sẽ là FW:.
4. Cho quét thư thủ công
Thông thường, khi có thư mới Outlook sẽ tự động nhận nhưng trong lúc làm việc, có thể xảy ra hiện tượng “ngủ quên”. Khi đối tác, khách hàng báo đã gửi nhưng bạn lại chưa nhận được, lúc này trên thanh công cụ, bạn bấm vào mũi tên cạnh chữ Send/Receive > “Tên tài khoản” Only > Inbox để cập nhật hộp thư đến.
Muốn cập nhật lại toàn bộ cơ sở dữ liệu, bạn bấm vào nút Send/Receive hoặc nhấn F9 và quan sát tiến trình chi tiết để biết.
5. Hiện hình ảnh từ hộp thư đến
Không chỉ Gmail mà cả Yahoo!Mail và Hotmail đều hạn chế tối đa việc hiển thì hình ảnh chứa trong thư. Để Outlook tải hình ảnh về, bạn bấm vào dòng Click here to download pictures. To help protect your privacy, Outlook prevented automatic download of some pictures in this message, chọn Download Pictures.
Để Outlook tự động nhận tải hình từ tất cả các thư của một địa chỉ nào đó, bạn làm như trên và chọn Add Sender to Safe Sender List. Bạn cũng có thể chọn Add the Domain … to Safe Sender List để “mở cửa” cho toàn bộ thư được gửi từ domain đó.
(Xem tiếp)
Trang 1 | Trang 2 |
