Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

II. Soạn thảo thư trong Outlook

Để soạn thảo một bức thư mới, bạn có 3 cách là vào trình đơn File > New > Mail Message, bấm vào nút New trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Có thể thấy phần soạn thảo của Outlook là phiên bản thu gọn của Microsoft Office Word, vì vậy ở đây xin giới thiệu sơ lược. - Định dạng thư: Tại thẻ Message, bạn có thể chọn font, cỡ chữ, màu chữ… qua phần Basic Text, phần Clipboad là nơi chuyên cho việc copy nội dung, định dạng.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Nếu cần định dạng đầy đủ hơn, bạn chọn thẻ Format Text để có hệ thống định dạng tương đương với Microsoft Word 2007.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

- Chèn bảng, ký tự đặc biệt, hình ảnh, biểu đồ…:Điểm vượt trội khi sử dụng Microsoft Outlook là bạn dễ dàng chèn hình ảnh, biểu đồ, text box, công thức toán học…. vào nội dung thư. Tại thẻ Insertbạn thực hiện chèn các thành mình muốn vào bức thư.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

- Chèn tập tin đính kèm vào thư: Để chèn một tập tin đính kèm vào thư, tại thẻ Message bạn bấm Attach Filetrong phần Include rồi chọn tập tin để đính kèm lên. Bạn cần chú ý giới hạn dung lượng cho tập tin đính kèm với Gmail, Yahoo!Mail là 25MB và với Hotmail là 10MB.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Nếu đang ở thẻ Insert bạn cũng có thể bấm vào nút Attach File.

- Chèn chữ ký: Điều không kém phần quan trọng làm gia tăng bức thư của bạn chính là chữ ký, ở một số doanh nghiệp còn yêu cầu nhân viên đặt chữ ký bên dưới cho e-mail.

Để tạo chữ ký, trong phần soạn thảo thư bạn chọn thẻ Message, sau đó trong phần Include bạn bấm vào nút Signature và chọn Signatures.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Tiếp đó, tại Signatures and Stationery bạn chọn thẻ E-mail Signature và bấm New, ở trường Type a name for this signature bạn đặt tên cho chữ ký rồi bấm OK.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Bước tiếp theo tại Edit signature bạn soạn thảo thông tin và định dạng font, cỡ chữ, màu chữ, chèn hình ảnh, liên kết. Ở Choose default signature bạn bấm chuột vào danh sách ở trường New messages và chọn tên chữ ký bạn đã đặt. Tương tự bạn thực hiện với trường Replies/forwards. Nếu muốn chữ ký cho hai trường hợp khác nhau, bạn tạo thêm một chữ ký khác.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Trong trường hợp sử dụng nhiều tài khoản, tại E-mail Account bạn chọn và đặt chữ ký cho từng tài khoản. Trong quá trình soạn thảo bạn cũng luôn chú ý nhấn Ctrl + S để lưu các nội dung đã soạn thảo lại.

- Gửi thư đi: Để gửi một lá thư việc đầu tiên bạn tiến hành viết tiêu đề thư tại Subject, soạn thảo nội dung và chọn tập tin đính kèm (nếu có). Bước cuối cùng bạn mới nhập địa chỉ thư người nhận vào phần To, mục đích chính của việc làm này là để tránh được các sai sót như quên tiêu đề, quên đính kèm tập tin. Trường hợp gửi đến đồng thời cho nhiều người, tại To bạn có thể nhập nhiều địa chỉ cùng lúc bạn có thể nhập các địa chỉ cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;). Cc là nơi bạn có thể lựa chọn gửi một bản sao e-mail cho một hay nhiều người, người nhận sẽ biết bạn đã gửi e-mail cho những ai.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Nếu bạn có lưu địa chỉ liên lạc trong sổ địa chỉ thì bấm vào nút To rồi chọn các địa chỉ cần gửi đi (chi tiết cách tạo sổ địa chỉ bạn có thể xem ở phần sau). Với các địa chỉ nhận được bản copy bạn chọn địa chỉ đó rồi bấm Cc. Trường hợp không muốn người khác biết bạn đã gửi cho những ai, bạn chọn người nhận rồi bấm Bcc. Xong, bạn bấm OKlà hoàn tất.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Cuối cùng bạn bấm Send để gửi đi, nếu có nhiều tài khoản và không gửi bằng địa chỉ đã chọn làm mặc định như trong phần thiết lập, bạn bấm vào nút Accountrồi chọn tài khoản.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

- Hẹn giờ gửi thư: Vấn đề này được rất nhiều người quan tâm vì hầu như ai cũng có nhu cầu gửi thư đúng vào một giờ nhất định. Bạn có thể dùng một thiết lập nhỏ trong Outlook để hẹn giờ gửi thư đi. Trong Microsoft Outlook 2007, bạn soạn thảo thư bình thường. Tại thẻ Options bạn bấm vào Delay Delivery trong phần More Options.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

Tại Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ mà khi đồng hồ đi qua thời gian đó thư mới được chuyển đi. Chọn xong bạn bấm Closeđể đóng hộp thiết lập lại.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 2)

ABCMáytính

Kết nối với ABC Máy tính trên Facebook để cập nhật những bài viết mới nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi qua RSS hay đăng ký nhận bài viết mới qua e-mail.

Nguyễn Văn Mẫn
ABC Máy tính là blog cá nhân của Mẫn EnVy chuyên viết về các vấn đề liên quan đến việc sử dụng máy tính, rất vui nếu bạn tìm thấy được nhiều thông tin bổ ích, tại blog này

Có thể bạn quan tâm

Ý kiến của bạn

(* Xin vui lòng dùng tiếng Việt có dấu, comment không hợp lệ sẽ không được chấp nhận)

© 2014 ABC Máy tính (A bờ cờ Máy tính). All rights reserved.
RSS ·