Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

IV. Tạo và quản lý sổ địa chỉ

1. Tạo sổ địa chỉ

Như các bạn thấy, việc sử dụng Outlook mang lại những tiện lợi rất vượt trội so với truy cập từ trình duyệt. Tuy nhiên điểm bất tiện thấy rõ nằm ở khâu quản lý danh bạ, nếu dùng qua trình duyệt bạn không cần sổ địa chỉ thì ghi gõ tên người nhận sẽ có gợi ý cho bạn chọn nhanh chóng. Trong Outlook, chỉ những địa chỉ có liên lạc với bạn mới được gợi ý mà thôi. Vì vậy bạn nên có hẳn danh bạ để tiện quản lý.

Khi nhận được thư từ người nào đó, bạn bấm chuột phải vào dòng chứa tên người gửi, chọn Add to Outlook Contacts.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Lúc này các thông ở về Full Name, E-mail, Display as sẽ được tự động điền vào, bạn có thể giữ nguyên hoặc sửa lại cho phù hợp. Để có thông tin đầy đủ hơn, bạn có thể thêm tên cơ quan vào Company, thêm số điện thoại vào phần Phone numbers, thêm địa chỉ vào Addresses… Ngoài ra, muốn đặt hình ảnh đại diện, tại phần Options của thẻ Contact, bạn bấm vào Pictures rồi chọn hình. Hoàn tất, bạn bấm Save & Close để đóng lại hoặc Save & New để tạo thêm.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Trường hợp thêm một địa chỉ e-mail bất kỳ vào sổ địa chỉ, bạn vào Go > Contacts hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 3 rồi nhập các thông tin cần thiết vào như đã trình bày ở trên.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

2. Nhập sổ địa chỉ từ Gmail, Yahoo!Mail và Hotmail vào Outlook

Nếu đã có sổ địa chỉ từ Gmail, Yahoo!Mail và Hotmail bạn có thể nhập vào Outlook trong vài bước đơn giản.

Để nhập sổ địa chỉ từ Gmail, bạn đăng nhập vào Gmail rồi bấm vào Contacts ở danh sách bên trái rồi bấm vào Export.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Tại Who do you want to export? bạn chọn Only My Contacts nếu chỉ muốn xuất các địa chỉ có trong danh bạ hoặc chọn Everyone (All Contacts) để xuất tất cả các địa chỉ từng có liên hệ với bạn.

Ở Which export format? bạn chọn Outlook CSV format (for importing into Outlook or another application) rồi bấm Export.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Bạn đánh dấu chọn vào Save File (nếu không dùng trình duyệt Mozilla Firefox, bạn lựa chọn tác dụng tương tự) và bấm OK.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Từ Outlook, bạn vào File > Import and Export.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Sau đó, chọn Import from another program or file rồi bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Bước kế tiếp bạn chọn Comma Separated Values (DOS) và bấm Next lần nữa.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Lúc này, bạn bấm Browse để chọn tập tin contacts.csv bạn vừa tải về, tại phần Options bạn nên đánh dấu vào Replace duplicate with items imported rồi chọn Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Ở Select destination folder bạn chọn Contacts và bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Cuối cùng, bạn bấm Finish là hoàn tất.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Trường hợp dùng Yahoo!Mail bạn vào địa chỉ http://address.yahoo.com rồi đăng nhập vào tài khoản Yahoo!Mail của mình, tại sổ địa chỉ bạn chọn Công cụ > Xuất.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Bạn bấm vào nút Xuất dữ liệu trong dòng Microsoft Outlook Xuất dữ liệu với dấu phẩy.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Sau đó, bạn nhập lại chuỗi ký tự CAPCHA, nếu không đọc rõ bạn bấm Thử chuỗi mã mới cho đến khi có dãy chữ dễ nhận dạng hơn.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Giống như với Gmail, bạn chọn Save File và bấm OK để tải tập tin yahoo_ab.csv về.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Việc nhập danh bạ này vào Outlook đến đây bạn thực hiện theo hướng dẫn ở trên.

Trường hợp bạn dùng Hotmail thì cũng đăng nhập vào và bấm Tùy chọn > Thêm tùy chọn.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Bước tiếp theo bạn nhập dãy số CAPCHA như ở Yahoo! Mail, để có dãy ký tự dễ nhận biết bạn bấm vào nút lấy hình ảnh mới. Nhập xong bạn rồi bấm Xuất ra để xuất danh bạ. 

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

3. Sao lưu danh bạ của Outlook

Phần trên đã trình bày cách nhập danh bạ từ các dịch vụ khác về Outlook, vậy làm sao lưu danh bạ từ Outlook để sử dụng khi cài lại Windows, khôi phục hệ thống bằng Norton Ghost, Acronis True Image… Đầu tiên, bạn vào File > Import and Export, tại phần lựa chọn thành phần xuất bạn bấm vào Export to a file và bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Kế đến bạn chọn Comma Separated Value (DOS và bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Trong danh sách thư mục bạn chọn Contacts và bấm Next.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Bạn bấm Browse để chọn nơi lưu cho tập tin chứa địa chỉ rồi bấm Next > Finish.

Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 4)

Khi cài đặt lại hệ thống hoặc sử dụng ở một máy tính khác, bạn thực hiện nhập tập tin đã sao lưu.

ABCMáytính

(Còn nữa)

Comments

  1. Mấy thủ thuật này cơ bản thôi.

    Đã từng dùng Outlook trong mấy năm trời, nhưng cuối cùng chuyển sang dùng gmail khoảng 1 năm nay. Giờ mới cảm thấy quen… còn nhớ Outlook lắm :))

    HHV

    1. Mẫn EnVy says:

      Đúng rồi bạn, viết kiểu ‘step by step’ dành cho người mới bắt đầu bạn à

  2. mai tiến nam says:

    thanks! chúc bạn luôn vui vẻ và thành công trong cuộc sống bạn nhé!

    1. Mẫn EnVy says:

      Cảm ơn bạn nhé!