5 cách giảm dung lượng tập tin PowerPoint

Không như các định dạng khác của Microsoft Office, tập tin được tạo bởi PowerPoint thường có dung lượng khá lớn. Điều này không chỉ chiếm dung lượng ổ cứng mà quá trình mở, thao tác cũng chậm đi. Nếu bạn cần lưu trữ trên mạng hay gửi qua e-mail thì vấn đề dung lượng lớn cũng sẽ cần được xem xét. Bài viết xin giới thiệu vài thủ thuật có thể làm giảm đáng kể kích thước tập tin PowerPoint.

1. Sao lưu ở định dạng .pptx.

Khi phát triển phiên bản Microsoft Office 2007/2010, hãng Microsoft đã đưa ra định dạng mới là .pptx, docx, xlsx… Đặc điểm của các định dạng này là làm giảm đáng kể của tập tin so với định dạng cũ. Trong PowerPoint 2007 bạn bấm vào nút Office, chọn Save As>PowerPoint Presentation rồi chọn nơi lưu.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/pptcpr%20(1).png

2. Thủ thuật chèn hình ảnh.

Đặc trưng của tập tin trình chiếu là có nhiều hình ảnh, âm thanh vào video. Đây là yếu tố quyết định đến dung lượng của slide, với hình ảnh bạn nên chú ý đến phương pháp chèn, định dạng, kích thước và nén ảnh lại.

- Phương pháp chèn: Nếu việc trình chiếu được thực hiện ngay trên máy tính của bạn thì tốt nhất khi chèn hình bạn sử dụng chế độ liên kết để giảm tối đa. Thủ thuật này khá đơn giản, trong khi thao tác bạn chọn hình cần chèn rồi bấm vào mũi tên ở nút Insert, chọn Link to File.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/pptcpr%20(2).png

- Về định dạng hình: Trong trường hợp trình chiếu ở máy khác thì bạn nên chú ý đến một vài điểm. Định dạng hình ảnh nên là .jpg để cho chất lượng có thể chấp nhận được mà dung lượng lại không lớn. Với những hình có các thông tin được ghi chú quan trọng trên đó, nếu ở dạng .jpg các chú thích bị mờ đi thì hãy để ở định dạng .png.

- Kích cỡ hình: Bên cạnh định dạng thì kích thước hình ảnh cũng có tính chất quyết định. Thông thường bạn nên để hình ảnh ở kích cỡ tối đa là 1024×768, khi chất lượng ảnh tốt thì chỉ cần 800×600 là đủ. Những hình nào sau khi chèn vào bạn phải kéo nhỏ lại thủ công cho phù hợp với nội dung thì hãy giảm kích thước lại trước khi chèn, cách này cũng góp phần “hạ cân” cho slide. Vấn đề định dạng và kích cỡ bạn phải quan tâm ngay từ lúc bắt đầu chèn hình.

- Nén hình: Chọn định dạng, giảm kích cỡ hình ảnh đã mang lại hiệu quả thấy rõ cho bạn nhưng chừng đó vẫn chưa đủ. Microsoft Office còn có chức năng nén hình, bạn nhấp đôi chuột vào hình bất kỳ thì thẻ Format sẽ hiện ra. Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl +A rồi bấm Compress Pictures trong nhóm Adjust. Ở hộp thoại Compress Pictures bạn bấm Options và chọn độ phân giải là 96 ppi ứng với trường hợp gửi qua e-mail. Bạn sẽ thắc mắc tại sao phải chọn Ctrl+A vì khi không đánh dấu vào Apply to selected pictures only là đã áp dụng cho tất cả hình rồi, thực tế nếu không chọn Ctrl+A thì việc nén chỉ có tác dụng với hình được chọn mà thôi.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/pptcpr%20(3).png

3. Giải pháp với video.

Với video bạn cũng có thể thực hiện việc nhúng từ các dịch vụ trực tuyến nhưng cách làm này cần được cân nhắc. Dù giảm được đáng kể kích thước slide bạn cũng nên xét đến rủi ro liên quan đến việc địa điểm thuyết trình có kết nối Internet lúc bạn trình chiếu hay không, đồng thời chất lượng đường truyền có đảm bảo ổn định để tránh việc trình chiếu bị gián đoạn. Việc làm “thực dụng” nhất khuyên dùng là chèn video vào từ ổ cứng và bạn cần hạ thấp chất lượng video xuống mức vừa phải khi không có yêu cầu đặc biệt về chất lượng hình ảnh.

4. Thủ thuật nhúng âm thanh.

Khi chèn âm thanh vào slide bạn chọn thẻ Options, tại nhóm Sound Options bạn đặt dung lượng tối đa cho tập tin âm thanh là 100 KB hoặc thấp hơn.

http://dl.dropbox.com/u/16961808/2010/12/pptcpr%20(4).png

5. Chuyển đổi slide sang các định dạng khác.

Cách làm này cũng mang lại hiệu quả rõ rệt, nhất là khi bạn dùng Adobe Acrobat Pro. Các hiệu ứng của tập tin gốc hầu như không thay đổi bao nhiêu mà dung lượng lại giảm rất nhiều, khi thuyết trình ở chế độ đầy màn hình thì hầu như không phân biệt được đó là tập tin .pdf  hay .pptx. Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển sang video, flash nhưng lúc đó việc theo dõi lại không tiện lợi.

Mỗi cách có tác dụng một ít, “tích tiểu thành đại” dung lượng slide sẽ được giảm đi đáng kể so với ban đầu.

Nguyễn Văn Mẫn – Báo Thủ thuật máy tính

Kết nối với ABC Máy tính trên Facebook để cập nhật những bài viết mới nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi qua RSS hay đăng ký nhận bài viết mới qua e-mail.

Nguyễn Văn Mẫn
ABC Máy tính là blog cá nhân của Mẫn EnVy chuyên viết về các vấn đề liên quan đến việc sử dụng máy tính, rất vui nếu bạn tìm thấy được nhiều thông tin bổ ích, tại blog này

Có thể bạn quan tâm

Ý kiến của bạn

(* Xin vui lòng dùng tiếng Việt có dấu, comment không hợp lệ sẽ không được chấp nhận)

© 2014 ABC Máy tính (A bờ cờ Máy tính). All rights reserved.
RSS ·